Vos renseignements, traités avec soin.

En bref

• On recueille seulement ce qu’il faut pour vous répondre, réaliser nos mandats et vous facturer.
• On ne vend pas vos renseignements et on ne fait pas de publicité ciblée.
• Ce site n’utilise aucun témoin (cookie) ni outil de mesure d’audience.
• Les données de vos systèmes auxquelles on accède pendant un mandat servent uniquement à ce mandat.
• Vous pouvez consulter, corriger ou faire supprimer vos renseignements en tout temps.

1. Qui sommes-nous

Logiciels E’nergik Software inc. (« energik », « nous ») est une entreprise du Québec qui conçoit des logiciels d’automatisation, notamment pour AutoCAD et QuickBooks.

Cette politique s’applique au site e-nergik.com, à nos échanges avec nos clients et nos clients potentiels, et aux mandats que nous réalisons. L’app tchin.ai, que nous exploitons aussi, a sa propre politique de confidentialité.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de cette politique et de la loi. Vous pouvez la joindre pour toute question, demande ou plainte :

3. Ce qu’on recueille

On recueille ces renseignements directement auprès de vous, sauf les données techniques, recueillies automatiquement.

4. Pourquoi on l’utilise

• Répondre à vos questions et préparer une proposition.
• Réaliser nos mandats et assurer le soutien qui suit.
• Facturer, percevoir les paiements et tenir nos livres.
• Protéger notre site et nos systèmes.
• Respecter nos obligations légales, notamment fiscales.

On ne vous envoie pas d’infolettre ni de sollicitation sans votre consentement, et on n’utilise pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet.

5. Données de nos clients pendant un mandat

Pour automatiser vos processus, on peut avoir accès à vos dessins, à votre comptabilité ou à d’autres systèmes qui contiennent des renseignements personnels (par exemple ceux de vos employés, clients ou fournisseurs). Dans ce cas, vous demeurez responsable de ces renseignements et on les traite en votre nom, selon une entente écrite. On s’engage à :

• les utiliser uniquement pour réaliser le mandat ;
• limiter l’accès aux personnes qui y travaillent et utiliser des données d’essai chaque fois que c’est possible ;
• les protéger par des mesures de sécurité adaptées à leur sensibilité ;
• vous aviser sans délai de tout incident de confidentialité ;
• vous les remettre ou les détruire à la fin du mandat.

6. Avec qui on partage

On ne vend ni ne loue vos renseignements. On les communique seulement :

• à nos fournisseurs de services (hébergement du site, courriel, stockage de fichiers, comptabilité), qui les traitent pour nous selon une entente qui protège leur confidentialité ;
• à nos professionnels (comptables, conseillers juridiques), qui sont tenus au secret ;
• lorsque la loi l’exige ou le permet, par exemple à la demande d’une autorité.

7. Communication hors du Québec

Certains de nos fournisseurs peuvent conserver ou traiter des renseignements ailleurs au Canada ou à l’étranger, notamment aux États-Unis. Avant de leur confier des renseignements personnels, on évalue si ceux-ci y bénéficient d’une protection adéquate, et on encadre la communication par contrat.

8. Conservation

• Échanges sans suite : au plus trois ans après le dernier contact.
• Dossiers clients et documents comptables : le temps exigé par les lois fiscales, généralement six ans après la fin de l’année d’imposition visée.
• Données de vos systèmes : pour la durée du mandat seulement (section 5).

À la fin de ces délais, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés.

9. Sécurité

On protège vos renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité : accès limité et protégé par authentification forte, chiffrement des communications et des sauvegardes, et fournisseurs choisis pour leurs pratiques de sécurité. En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, on vous avise, ainsi que la Commission d’accès à l’information, et on tient un registre des incidents.

10. Vos droits

Selon la loi, vous pouvez :

• accéder à vos renseignements personnels et savoir comment on les utilise ;
• les faire rectifier s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• obtenir une copie des renseignements que vous nous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• retirer votre consentement à une utilisation ou à une communication ;
• demander la suppression de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales de conservation.

Écrivez à confidentialite@e-nergik.com. On répond dans les 30 jours, gratuitement. On pourrait vous demander de confirmer votre identité.

11. Le site web et les témoins

Le site e-nergik.com n’utilise aucun témoin (cookie), aucun outil de mesure d’audience et aucun traceur publicitaire. Comme pour tout site, notre hébergeur (Microsoft Azure) reçoit des données techniques de connexion, comme votre adresse IP et votre navigateur, pour afficher les pages et protéger le service. Les polices de caractères sont fournies par Google Fonts, qui reçoit aussi votre adresse IP.

Si on ajoute un jour des témoins ou des outils de mesure, on mettra cette politique à jour et on vous demandera votre consentement quand la loi l’exige.

12. Plaintes

Si vous croyez que vos renseignements n’ont pas été traités correctement, écrivez à notre responsable à confidentialite@e-nergik.com en décrivant la situation. On accuse réception, on examine la plainte et on vous répond par écrit dans les 30 jours.

Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

13. Modifications

On peut mettre à jour cette politique, par exemple quand on ajoute un service ou un fournisseur. La date en haut de la page indique la dernière version. Pour tout changement important, on avise nos clients par courriel avant qu’il prenne effet.